Es posible que hayas oído hablar de la videoconferencia, pero ¿sabes lo que es?
Videoconferencia es el término utilizado para un tipo de teleconferencia que implica el uso de video. Esta tecnología permite a las personas verse y oírse como si estuvieran en la misma sala.
En este artículo te vamos a explicar todo sobre las videoconferencias. Al final, sabrás cómo sacarles el mejor provecho en tu empresa. No solo para usarlas con los clientes, sino también para aprovecharlas para el trabajo en equipo.
Por lo anterior, te invitamos a permanecer en Walter Bridge. ¡Empezamos!
USOS DE LA VIDEOCONFERENCIA
La videoconferencia puede utilizarse para diversos fines, como:
- Celebrar reuniones de negocios
- Sesiones de formación
- Soporte técnico
- Entrevistas, etc.
Es una forma estupenda de ahorrar tiempo y dinero, al eliminar la necesidad de viajar o desplazarse.
Lo mejor es que la videoconferencia puede realizarse con casi cualquier dispositivo que tenga una cámara de video y un micrófono. Por ejemplo, un computador, el teléfono celular o una tablet. Así que, estés donde estés, puedes participar en la conversación.
¿Qué es una videoconferencia?
Precisemos un poco el concepto. La videoconferencia también es una tecnología que nos permite comunicarnos en tiempo real con otras personas, a través de internet. Se trata de una llamada de video en la que podemos ver y ser vistos por el resto de participantes.
Eso sí, ten presente que, para realizar una videoconferencia, es necesario contar con computador o dispositivo móvil (celular o tablet), con cámara y micrófono; además, una conexión a internet estable. También se requiere un software adecuado, pero más adelante volveremos sobre estos puntos fundamentales.
Videollamada vs Videoconferencia: cuál es la diferencia
Durante la pandemia, el uso de las videollamadas, pero sobre todo de las videoconferencias, tuvo un crecimiento de al menos el 30% a nivel mundial (Synergy Research).
No obstante, aún hay mucha confusión sobre la diferencia entre una videollamada y una videoconferencia. Así que empecemos por lo básico:
la videollamada es una conversación que se hace a través de una aplicación básica, por ejemplo Skype o Whatsapp. Puedes ver a la persona con la que hablas y suele ser más personalizada; es decir, entre dos personas.
En cambio, la videoconferencia es una reunión virtual, que incluye video y audio. De hecho, suele hacerse a través de un programa o software más evolucionado, como Avaya Spaces, o Microsoft Spaces.
Ahora que hemos aclarado esto, hablemos de algunas de las ventajas de utilizar una videoconferencia:
- Podrás ver las expresiones faciales de las otras personas y leer su lenguaje corporal. Esto hace que la conversación sea más atractiva. En términos de ventas o gestión de equipos, esta posibilidad resulta clave.
- Puedes compartir tu pantalla con las otras personas, lo que facilita mostrarles algo o recibir su opinión sobre una propuesta, productos o servicios que se estén mostrando.
- Puedes realizar conferencias con más de una persona a la vez, lo que es ideal para reuniones o colaboración en equipo.
- Si usas una plataforma adecuada y profesional, podrás grabar tus videoconferencias. Esta es una gran ventaja, pues resultará útil para archivarlas o consultarlas más adelante.
Tendencias de videoconferencia
Aunque las videoconferencias existen desde hace años, la tecnología no ha dejado de evolucionar, haciéndolas más fáciles de usar y accesibles.
Hoy en día, hay una gran variedad de plataformas y herramientas de videoconferencia que facilitan a las empresas la conexión con sus equipos y clientes. Algunas de las plataformas más potentes son Avaya Spaces y Zoom.
Estas plataformas avanzadas ofrecen diversas funciones, como la posibilidad de grabar reuniones o mantener videoconferencias con ¡hasta 1.000 personas! Sí, es correcto: hasta 1.000 personas.
Beneficios de la videoconferencia
Como vas viendo, las herramientas de videoconferencia ofrecen un sinfín de beneficios para trabajar de manera remota. Este se refleja en el siguiente dato, que vale la pena destacar:
el 84% de las empresas consideran que la videoconferencia permite una mejor conexión con los clientes, en comparación con las llamadas de voz (Pexip).
Por supuesto, debemos recordar que a este beneficio se agrega la reducción de costos por desplazamiento a reuniones presenciales, como tiquetes de avión, alojamiento y comidas.
Team building
Las videoconferencias también son útiles para crear un ambiente relajado, para la presentación y discusión de temas en equipo.
En otras palabras, es una buena herramienta para generar team building entre los miembros de la empresa. En especial, en aquellas compañías con sedes u oficinas en diversas ciudades o países. Incluso, para comprometer e involucrar más a los empleados que optan por el teletrabajo.
Gracias al uso colaborativo de las videoconferencias, los equipos pueden tomar decisiones más rápido y establecer ideas, en lugar de mantener largos debates por teléfono o correo electrónico.
Un estudio sobre el tema, difundido por el portal especializado ITReseller, indica:
“El 71% de las empresas grandes usan la videoconferencia a diario. En relación a esto, el 81% de los directivos señalan que esta opción es más efectiva que el correo y el chat para motivar a los empleados”.
¿Cómo se realiza una videoconferencia?
En cuanto a cómo realizar una videoconferencia, hay unos requisitos y herramientas que necesitas tener para obtener el mejor resultado.
- Primero, es necesario tener una buena conexión a internet, para que las transmisiones sean fluidas. Esto significa que en el lugar donde se llevará a cabo la videoconferencia debe haber una conexión Wi-Fi o por cable; estable e ininterrumpida.
- Segundo, es importante contar con un equipo de audio adecuado. Así se garantiza que todos los participantes puedan escucharse los unos a los otros, de forma clara y sin ruidos o interferencias.
Para garantizar lo anterior, se recomiendan audífonos y micrófonos de calidad, en especial si se trata de una videoconferencia empresarial o corporativa.
- Tercero y también muy importante: se debe contar con un software de calidad.
Herramientas para la videoconferencia
¿Qué herramientas debes usar para realizar una videoconferencia? En realidad, hay muchas para elegir.
En este sentido, existen plataformas profesionales como Avaya Spaces, para llevar a cabo videoconferencias efectivas. Esta plataforma ofrece herramientas como salas virtuales privadas y gestión remota para facilitar la organización de conferencias y mucho más.
Ahora mismo, Zoom o Microsoft Teams son populares, pero no siempre pueden responder a tus necesidades para las videoconferencias.
En consecuencia, si estás buscando una solución de máxima calidad para tus videoconferencias empresariales, entonces podrías considerar usar una plataforma de verdad potente, como Avaya Spaces. Más adelante volveremos sobre esta alternativa y sus ventajas.
Qué tipos de videoconferencias hay
Una de las preguntas frecuentes que surge es: ¿qué tipos de videoconferencia hay? Vamos a responder ahora.
Hay varios tipos de videoconferencias, y cada una tiene sus propias características. Estas se enfocan en satisfacer diferentes necesidades.
- Por ejemplo, tenemos las llamadas de video, muy útiles cuando se trata de conversaciones mantenidas entre dos o tres personas. Esta es ideal para entrevistas o reuniones pequeñas pero importantes.
- Por otro lado, tenemos la opción de una videoconferencia en grupo, que puede soportar más de 100 personas conectadas al mismo tiempo. Esto es perfecto para presentaciones corporativas, conferencias en línea y reuniones grupales.
- No obstante, la videoconferencia es casi indispensable cuando hay más de 3 participantes.
- Por último, tenemos el webinar, que combina video con audio en directo, para hacer presentaciones a grandes audiencias. Los usuarios comparten diapositivas y videos mientras hablan, para mantener a la audiencia interesada. Esta es una excelente opción para cursos en línea o e-learning, talleres web, seminarios y formación empresarial.
Videoconferencias ejemplos
Ahora que conoces los beneficios de tener una herramienta de videoconferencia, te estarás preguntando por un ejemplo concreto. No te preocupes, te lo mostraremos a continuación:
imagina que quieres realizar una capacitación online a tu equipo en la empresa. La idea es mejorar sus habilidades en ventas.
Pero… tienes al personal repartido entre Bogotá, Medellín, Barranquilla y Cali. ¡Tranquilo, esto se puede resolver mediante una videoconferencia! Incluso podrás tener una presentación detallada sobre el tema.
Durante la sesión interactiva, los miembros de tu equipo podrán compartir pantallas y participar en discusiones personales, para aclarar cualquier duda que tengan. Incluso, podrás compartir contenidos (PDF’s, plantillas, etc). Y lo mejor es que no tendrás que estar en cada ciudad de forma presencial.
El entrenamiento en ventas se podría realizar desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet y los demás requisitos que mencionamos antes, en especial, una solución potente.
Fantástico, ¿verdad? Entonces vamos a ver lo prometido: cómo un software puede sostener hasta 1.000 personas en una videoconferencia, incluso personalizando su funcionamiento.
Plataformas de videoconferencias
Pero antes de continuar, una pregunta clave:
- ¿La empresa que diriges necesita realizar videoconferencias? Si la respuesta es afirmativa, entonces asegúrate de escoger una buena opción, para llevar a cabo reuniones seguras, efectivas y productivas.
Antes de escoger, confirma que la plataforma o software incluya:
- Chat de reunión
- Almacenamiento compartido seguro
- Soporte para reuniones multidispositivo
- Sonido aislado (anti-ruido)
- Fondo de imagen configurable
- Integración con otras aplicaciones
- Capacidad de almacenamiento, entre otras
- Seguridad.
Te recordamos que algunas de las principales plataformas son Avaya Spaces o Zoom.
Investiga bien antes de decidir, para que veas cuál plataforma de videoconferencia se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.
Avaya Spaces: la mejor plataforma de videoconferencias para grandes empresas
Una de las mejores plataformas de videoconferencia para empresas es Avaya Spaces. Con ella, se pueden realizar reuniones de hasta ¡1.000 participantes!
Además, cuenta con la opción de grabación (para revisar luego) e incluye la opción vista de concierto HD: podrás ver a 61 participantes simultáneos en pantalla. Esto sí que es llevar una videoconferencia al nivel más alto. Casi como estar cara a cara.
Integraciones ágiles
Avaya incluso ofrece la posibilidad de compartir documentos, presentaciones y pantallas. Así como un chat grupal para enviar mensajes instantáneos a todos los participantes de la reunión. Pero, si necesitas enviar un mensaje privado, siempre podrás hacerlo.
Y, si acaso necesitas integraciones con otras herramientas, no tendrás que preocuparte. Avaya Spaces es compatible con otras plataformas populares como:
- Microsoft Office 365
- Teams
- Salesforce
- Slack y muchas más. Además, las API están listas para crear cualquier flujo de trabajo.
¿Te imaginas todas las ventajas que puedes conseguir con una solución de este tipo en cuanto a soporte al cliente, ventas y comunicación empresarial?
Otras ventajas de usar Avaya Spaces para videoconferencia
- Alta seguridad: incluye 30 características de seguridad.
- Aislamiento de sonido, eliminación de ruido y cancelación de eco.
- Configuración de fondo de imagen, para lograr escenas más profesionales.
- Respaldado de inteligencia artificial para mejores resultados.
- Opción Avaya Learning: un instructor podrá formar a tu equipo para sacar los mejores beneficios de esta solución. La puntuación promedio de satisfacción llega a 4,7 de 5 puntos posibles.
Esperamos que nuestro artículo haya resuelto todas tus dudas sobre videoconferencia. Si aún tienes más preguntas, contacta con nosotros, pues en Walter Bridge somos proveedores y consultores expertos en soluciones digitales para tu negocio.
